COMPLIANCE HELPLINE

Ihr Unternehmen beschäftigt 50 oder mehr Menschen?

Dann benötigen Sie eine „interne Meldestelle“.

"Meldestelle? Wozu das?"

An die interne Meldestelle können sich Beschäftigte wenden, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Rechtsverstöße erlangt haben. Das ermöglicht dem Unternehmen, Verstöße aufzuklären und abzustellen. Das ist die Verantwortung der Geschäftsleitung. Solche Whistleblower können sich allerdings auch an Behörden wenden. In jedem Fall genießen sie gesetzlichen Schutz vor Repressalien. Das regelt das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (HinSchG).

"Was muss ich tun?"

Entweder Sie beschäftigen dafür eigenes fachkundiges Personal, das unabhängig arbeitet, stellen sicher, dass Interessenkonflikte ausgeschlossen werden und richten eigene „Meldekanäle“ ein: telefonisch und digital. Letzterer muss nicht anonym sein (Email reicht aus); anonym eingehende Meldungen müssen aber auch bearbeitet werden. Nur die interne Meldestelle darf Zugriff haben und muss den Datenschutz beachten. Hinweisgebende können ein persönliches Treffen verlangen.

Oder Sie outsourcen die Aufgabe der internen Meldestelle an eine qualifizierte, externe Ombudsperson.

Wer nichts von beidem tut, riskiert die Verhängung von Bußgeld.

KONTAKT

Über Compliance-Helpline.de stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes an eine interne Meldestelle erfüllt:

Durch Outsourcing an einen erfahrenen Rechtsanwalt und Interim Manager für Recht und Compliance gewährleisten Sie für Ihr Unternehmen die rechtssichere Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen auf professionellem Niveau.

"Was kommt nach der Meldung?"

Die interne Meldestelle bestätigt binnen 7 Tagen den Meldungs-Eingang und hält danach den Kontakt zur hinweisgebenden Person, um ggfls. weitere Informationen zu bekommen und für die Rückmeldung (binnen 3 Monaten) über den Lauf des Verfahrens. Das erfordert Fingerspitzengefühl: Weder interne Nachforschungen noch Rechte der betroffenen Personen dürfen beeinträchtigt werden.

Die interne Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der Meldung und initiiert „angemessene Folgemaßnahmen“: interne Untersuchungen, Verweis der hinweisgebenden Person an eine andere zuständige Stelle, Abschluss des Verfahrens (z.B. aus Mangel an Beweisen) oder seine Abgabe innerhalb des Unternehmens bzw. an eine Behörde für weitere Untersuchungen. Für die Umsetzung der Maßnahmen bleibt die Geschäftsleitung verantwortlich.

Eingehende Meldungen müssen dokumentiert und drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden.

"Bin ich mit der Meldestelle die Sache los?"

Ein funktionierendes Compliance-Management-System gehört zum notwendigen internen Kontrollsystem eines jeden Unternehmens. Dafür ist die Geschäftsleitung verantwortlich. Der Betrieb einer internen Meldestelle nach dem HinSchG (entweder im Unternehmen oder outgesourct) ist dafür ein Element von mehreren.

Lassen Sie sich darüber beraten, ob Ihr Unternehmen die Compliance-Anforderungen erfüllt.

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